Toate ghidurile

Cum muți clienții din Excel în CRM

Aproape fiecare firmă ajunge la CRM cu o foaie Excel: clienții de la început, contactele adunate de colegi, o listă exportată din programul de facturare. Mutarea ei durează de obicei mai puțin de o oră. Merge ușor dacă pregătești foaia înainte, nu după import.

1. Strânge totul într-o singură foaie

Dacă ai mai multe fișiere (câte unul pe angajat, pe an sau pe oraș), copiază-le într-o singură foaie, cu aceleași coloane. Păstrează o coloană în plus cu sursa, de exemplu „Fișierul Ana” sau „Expoziție 2025”: după import o vei folosi ca etichetă și vei ști de unde vine fiecare client.

Regulile foii:

• Primul rând = antetele. Fără titluri deasupra tabelului, fără rânduri goale între clienți.
• Un client pe rând. Dacă o firmă are trei persoane de contact, fac trei rânduri, cu aceeași denumire a firmei.
• O informație pe coloană. Telefonul, emailul și orașul în coloane separate, nu „0691234567, [email protected]” în aceeași celulă.
• Fără celule unite și fără totaluri la sfârșit.

2. Curăță datele care strică importul

Cinci minute aici scutesc o oră de corecturi după:

• Telefoanele: lasă-le cum le aveți, cu zero sau cu prefix. CRM-ul le aduce singur la forma internațională, cu prefixul țării firmei (de exemplu 069123456 devine +37369123456). Scoate doar textele de tipul „sună după 18”.
• Emailurile: câte o adresă pe celulă. A doua adresă merge într-o coloană separată.
• Țara: fie numele („Moldova”, „România”), fie codul de două litere (MD, RO). Ambele se recunosc.
• Numele: dacă ai numele întreg într-o singură coloană („Ion Popescu”), e în regulă — se împarte singur în prenume și nume.
• Dublurile evidente: sortează după email sau telefon și uită-te la rândurile vecine.

3. Salvează foaia în CSV

CRM-urile importă fișiere CSV: un tabel simplu, fără formatare.

• Excel: Fișier → Salvare ca → tipul CSV UTF-8 (delimitat prin virgulă). Varianta UTF-8 păstrează diacriticele și literele rusești.
• Google Sheets: Fișier → Descărcare → Valori separate prin virgulă (.csv).
• LibreOffice: Salvare ca → Text CSV, cu setul de caractere Unicode (UTF-8).

Dacă după import vezi semne ciudate în loc de „ă” sau „ж”, fișierul a fost salvat în altă codificare. În Intrawebix CRM o schimbi direct în fereastra de import (Windows-1250 pentru română, Windows-1251 pentru rusă), fără să salvezi din nou.

4. Importă și verifică înainte să salvezi

În Intrawebix CRM, deschide lista în care aduci datele — contacte, companii, lead-uri sau oportunități — și apasă Import.

1. Alege fișierul. Separatorul (virgulă sau punct și virgulă) se detectează singur.
2. Verifică potrivirea coloanelor. Antetele obișnuite se potrivesc singure, în română, rusă și engleză, și la fel cele din exporturile Bitrix24, HubSpot, Zoho sau amoCRM. Coloanele de care n-ai nevoie le lași pe „nu importa”.
3. Pune coloana cu sursa pe Etichete.
4. Apasă Verifică: vezi câte rânduri intră și ce erori sunt, fără să se salveze nimic.
5. Apasă Importă.

Un rând greșit nu oprește restul: lista de erori îți arată rândul și motivul, corectezi doar acele rânduri și le imporți separat.

5. Contacte sau lead-uri?

• Contacte și companii — oamenii și firmele cu care ați lucrat deja: clienți, parteneri.
• Lead-uri — cei care au cerut ceva, dar n-au cumpărat încă. Fiecare primește o stare și un responsabil, ca să nu rămână fără răspuns.

Dacă foaia le amestecă, fă două fișiere și importă-le separat. Contactele legate de o firmă au coloana Companie (denumire): compania se creează singură dacă nu există.

6. Responsabilii și duplicatele

• Responsabil (email): o coloană cu emailul colegului care se ocupă de client împarte clienții de la import. Fără ea, responsabil ești tu. Colegii trebuie invitați în CRM înainte.
• Duplicatele: bifează Sari peste duplicate la import — clienții care au deja același email, telefon sau nume de firmă nu se mai creează. Pentru ce a scăpat, pagina Duplicate găsește perechile și le unește, cu tot istoricul.

7. După import

• Deschide câteva fișe la întâmplare și verifică telefonul, emailul și firma.
• Filtrează după eticheta-sursă: vezi dacă au intrat toți clienții din fiecare fișier.
• Păstrează fișierul Excel original câteva săptămâni, ca arhivă.
• De acum, clienții noi se adaugă direct în CRM — din formularul de pe site, din WhatsApp sau din apeluri —, nu în foaie.

Ce iei din Excel și ce nu

Din foaie iei clienții. Istoricul lor (ce s-a vorbit, ce oferte s-au trimis) rămâne de obicei în emailuri și în memoria colegilor. Nu încerca să-l reconstitui pe tot: scrie o notiță scurtă pe fișele clienților importanți, iar de aici înainte istoricul se adună singur.

Poți încerca importul pe contul gratuit de 30 de zile: dacă ceva nu iese cum trebuie, îl ștergi și reimporți — iar dacă vrei, primul import îl facem noi.

Încearcă gratuit · Prețuri