Toate ghidurile

Cum urmărești facturile neîncasate și trimiți reamintiri de plată

Pentru o firmă mică, o factură neîncasată nu e doar un rând într-un tabel: e salariul de luna viitoare. Cei mai mulți clienți nu refuză să plătească, ci uită, amână sau așteaptă să fie întrebați. Dacă nimeni nu întreabă, factura de 30 de zile devine una de 90.

De ce rămân facturile neplătite

• Nimeni nu urmărește scadențele. Facturile se emit, dar nu se uită nimeni la ele până când nu lipsesc banii din cont.
• Ți-e jenă să ceri. Mai ales când clientul e și prieten, iar reamintirea pare o lipsă de încredere.
• Factura n-a ajuns la cine plătește. S-a trimis directorului, iar plățile le face contabila.
• Plățile parțiale încurcă socoteala. Clientul a plătit jumătate, iar în tabel factura apare fie achitată, fie neachitată.

Înainte de factură: condiții clare

Cele mai multe întârzieri le eviți înainte să apară:

• Termenul de plată se spune la ofertă, nu la factură. „Plata în 10 zile de la factură” trebuie să apară în ofertă, iar clientul trebuie să-l fi acceptat.
• Emite factura imediat după livrare sau după încheierea lucrării. O factură trimisă peste trei săptămâni se plătește peste încă trei.
• Trimite-o la cine plătește. Întreabă de la început cine se ocupă de plăți și ce email are.
• La clienții noi sau la sume mari, cere un avans. E o practică obișnuită, nu o lipsă de încredere.

Evidența: patru stări

Fiecare factură emisă trebuie să aibă una dintre stările:

• Neachitată — încă în termen.
• Achitată parțial — clientul a plătit o parte, iar restul se vede separat.
• Achitată.
• Restantă — scadența a trecut și restul de plată nu e zero.

În Intrawebix CRM starea se calculează singură din scadență și din plățile înregistrate. În lista Facturi filtrezi după Plata și vezi doar restanțele. Când o factură devine restantă, responsabilul ei primește o notificare.

Plățile le înregistrezi pe factură, la Plăți: suma, data și felul. Poți înregistra oricâte plăți parțiale, iar Rest de plată se recalculează.

Reamintirile: întâi automat, apoi personal

O ordine care merge pentru cele mai multe firme:

1. Ziua scadenței. Nu faci nimic, dar știi ce scade azi.
2. A doua zi după scadență: email automat. Politicos, scurt, cu linkul spre factură: „Vă reamintim că factura nr. … a ajuns la scadență ieri.”
3. După încă 7 zile: a doua reamintire automată.
4. După încă câteva zile: telefonul. Responsabilul sună. Cele mai multe situații se lămuresc aici: factura n-a ajuns, lipsește o semnătură, banii pleacă vineri.
5. Peste 30 de zile de întârziere: oprești livrările noi sau ceri plata în avans până se închide restanța.

În Intrawebix CRM pașii 2 și 3 pleacă singuri: clientul primește emailul a doua zi după scadență și după încă 7 zile, la contactul facturii (altfel la companie), iar răspunsurile ajung la emailul firmei. Opțiunea Reamintiri automate de plată către client e în Date firmă. Dacă ai conectat un furnizor de SMS, clientul poate primi și un SMS. Pentru o reamintire în afara acestui ritm, pe factură apeși Trimite reamintire.

Reamintirea automată scapă de partea neplăcută: nu tu „ceri bani”, ci sistemul trimite o notificare obișnuită.

Factura ca link, nu doar ca PDF

Un PDF atașat se pierde printre emailuri. Un link spre factură (Link pentru client) se deschide de pe telefon, are datele pentru plată și PDF-ul și îți arată când l-a deschis clientul. Când suni pentru o restanță, știi dacă factura a fost măcar văzută.

Abonamente și servicii lunare

Dacă facturezi aceeași sumă în fiecare lună (mentenanță, chirie, abonament), nu face factura de mână. Cu Repetă pe o factură, CRM-ul o emite singur lunar, trimestrial sau anual și o poate trimite clientului pe email cu PDF-ul. Reamintirile merg la fel ca la orice factură.

Dacă facturile fiscale le faci în alt program

Mulți clienți au deja SmartBill, Oblio sau FGO (în România) sau un contabil care lucrează în 1C (în Moldova). CRM-ul nu trebuie să le înlocuiască:

• cu SmartBill, Oblio, FGO, Xero, QuickBooks, Zoho Books sau Odoo conectat, factura se emite direct acolo, iar plățile înregistrate în CRM ajung și ele în program;
• pentru Saga sau 1C, Export pentru contabil din lista de facturi dă fișierul pe care contabilul îl încarcă.

Restanțele și reamintirile le urmărești tot din CRM.

Ce verifici o dată pe săptămână

• Lista facturilor Restante, sortată după sumă.
• Pentru fiecare restanță mai veche de două săptămâni: cine a sunat și ce a promis clientul. Notează pe fișa clientului.
• Clienții care întârzie des: la ei treci pe avans.

Facturile, plățile și reamintirile sunt incluse în toate planurile, inclusiv cel gratuit (vezi prețurile); le poți încerca în perioada gratuită de 30 de zile.

Încearcă gratuit · Prețuri