Как перенести клиентов из Excel в CRM
Почти каждая компания приходит в CRM с таблицей Excel: первые клиенты, контакты, собранные коллегами, список, выгруженный из программы учёта. Перенос обычно занимает меньше часа. Он проходит легко, если подготовить таблицу до импорта, а не после.
1. Соберите всё в одну таблицу
Если файлов несколько (по сотруднику, по году или по городу), скопируйте их в один лист с одинаковыми столбцами. Добавьте столбец с источником, например «Файл Анны» или «Выставка 2025»: после импорта он станет меткой, и вы будете знать, откуда пришёл каждый клиент.
Правила таблицы:
- Первая строка — заголовки. Без названий над таблицей и без пустых строк между клиентами.
- Один клиент — одна строка. Если у компании три контактных лица, это три строки с одинаковым названием компании.
- Одно значение — один столбец. Телефон, email и город в разных столбцах, а не «0691234567, [email protected]» в одной ячейке.
- Без объединённых ячеек и без итогов в конце.
2. Почистите данные, которые мешают импорту
Пять минут здесь экономят час исправлений потом:
- Телефоны: оставьте как есть, с нулём или с кодом. CRM сама приведёт их к международному виду с кодом страны компании (например, 069123456 станет +37369123456). Уберите только пометки вроде «звонить после 18».
- Email: один адрес в ячейке. Второй адрес — в отдельный столбец.
- Страна: название («Молдова», «Румыния») или двухбуквенный код (MD, RO). Распознаётся и то и другое.
- Имя: если полное имя в одном столбце («Иван Попеску»), это нормально — оно само разделится на имя и фамилию.
- Явные дубли: отсортируйте по email или телефону и посмотрите на соседние строки.
3. Сохраните таблицу в CSV
CRM импортируют файлы CSV — простую таблицу без форматирования.
- Excel: Файл → Сохранить как → тип CSV UTF-8 (разделитель — запятая). Вариант UTF-8 сохраняет русские буквы и румынские диакритики.
- Google Таблицы: Файл → Скачать → CSV (значения, разделённые запятыми).
- LibreOffice: Сохранить как → Текст CSV, кодировка Unicode (UTF-8).
Если после импорта вместо «ж» или «ă» видны странные символы, файл сохранён в другой кодировке. В Intrawebix CRM её можно сменить прямо в окне импорта (Windows-1251 для русского, Windows-1250 для румынского), не пересохраняя файл.
4. Импортируйте и проверьте до сохранения
В Intrawebix CRM откройте список, в который переносите данные — контакты, компании, лиды или сделки, — и нажмите Импорт.
- Выберите файл. Разделитель (запятая или точка с запятой) определяется сам.
- Проверьте сопоставление столбцов. Обычные заголовки сопоставляются сами, на русском, румынском и английском, как и заголовки из выгрузок Bitrix24, HubSpot, Zoho или amoCRM. Ненужные столбцы оставьте на «не импортировать».
- Столбец с источником поставьте на Метки.
- Нажмите Проверить: вы увидите, сколько строк войдёт и какие есть ошибки, ничего не сохраняя.
- Нажмите Импортировать.
Ошибочная строка не останавливает остальные: список ошибок показывает строку и причину, вы исправляете только эти строки и импортируете их отдельно.
5. Контакты или лиды?
- Контакты и компании — люди и компании, с которыми вы уже работали: клиенты, партнёры.
- Лиды — те, кто что-то запросил, но ещё не купил. Каждый получает статус и ответственного, чтобы не остаться без ответа.
Если в таблице всё вперемешку, сделайте два файла и импортируйте их отдельно. У контактов компании есть столбец Компания (название): если компании нет, она создастся сама.
6. Ответственные и дубликаты
- Ответственный (email): столбец с email коллеги, который ведёт клиента, распределяет клиентов уже при импорте. Без него ответственный — вы. Коллег нужно заранее пригласить в CRM.
- Дубликаты: отметьте Пропускать дубликаты при импорте — клиенты с уже существующим email, телефоном или названием компании не создаются повторно. То, что всё же проскочило, находит страница Дубликаты и объединяет вместе со всей историей.
7. После импорта
- Откройте несколько карточек наугад и проверьте телефон, email и компанию.
- Отфильтруйте по метке-источнику: все ли клиенты из каждого файла на месте.
- Сохраните исходный файл Excel на несколько недель как архив.
- С этого момента новые клиенты добавляются прямо в CRM — из формы на сайте, из WhatsApp или из звонков, — а не в таблицу.
Что брать из Excel, а что нет
Из таблицы вы берёте клиентов. Их история (о чём говорили, какие предложения отправляли) обычно остаётся в письмах и в памяти коллег. Не пытайтесь восстановить её целиком: оставьте короткую заметку в карточках важных клиентов, а дальше история будет собираться сама.
Импорт можно попробовать в бесплатном аккаунте на 30 дней: если что-то пошло не так, удалите и импортируйте заново — а если хотите, первый импорт сделаем мы.