Все гайды

Как отслеживать неоплаченные счета и напоминать об оплате

Для небольшой компании неоплаченный счёт — не просто строка в таблице, а зарплата за следующий месяц. Большинство клиентов не отказываются платить: они забывают, откладывают или ждут, пока им напомнят. Если никто не напоминает, счёт на 30 дней становится счётом на 90.

Почему счета остаются неоплаченными

• Никто не следит за сроками. Счета выставляются, но на них никто не смотрит, пока на счёте не кончатся деньги.
• Неудобно спрашивать. Особенно если клиент ещё и знакомый, а напоминание выглядит как недоверие.
• Счёт не дошёл до того, кто платит. Его отправили директору, а платежи делает бухгалтер.
• Частичные оплаты всё путают. Клиент оплатил половину, а в таблице счёт либо оплачен, либо нет.

До счёта: понятные условия

Большинство задержек можно предотвратить заранее:

• Срок оплаты называется в предложении, а не в счёте. «Оплата в течение 10 дней со дня счёта» должна быть в предложении, и клиент должен был его принять.
• Выставляйте счёт сразу после поставки или окончания работ. Счёт, отправленный через три недели, оплачивают ещё через три.
• Отправляйте его тому, кто платит. Сразу спросите, кто занимается оплатами и какой у него email.
• С новых клиентов или за крупные суммы берите предоплату. Это обычная практика, а не недоверие.

Учёт: четыре статуса

У каждого выставленного счёта должен быть один из статусов:

• Не оплачен — срок ещё не прошёл.
• Оплачен частично — клиент оплатил часть, остаток виден отдельно.
• Оплачен.
• Просрочен — срок прошёл, а остаток к оплате не нулевой.

В Intrawebix CRM статус считается сам — по сроку и внесённым платежам. В списке Счета фильтруйте по Оплата и смотрите только просроченные. Когда счёт становится просроченным, его ответственный получает уведомление.

Платежи вносятся в счёте, в разделе Платежи: сумма, дата и способ. Частичных платежей может быть сколько угодно, а К оплате пересчитывается.

Напоминания: сначала автоматически, потом лично

Порядок, который подходит большинству компаний:

1. День оплаты. Ничего не делаете, но знаете, что истекает сегодня.
2. На следующий день после срока — автоматическое письмо. Вежливое, короткое, со ссылкой на счёт: «Напоминаем, что вчера истёк срок оплаты счёта № …»
3. Ещё через 7 дней — второе автоматическое напоминание.
4. Ещё через несколько дней — звонок. Звонит ответственный. Большинство ситуаций решается здесь: счёт не дошёл, не хватает подписи, деньги уйдут в пятницу.
5. Больше 30 дней просрочки: останавливаете новые поставки или просите предоплату, пока долг не будет закрыт.

В Intrawebix CRM шаги 2 и 3 уходят сами: клиент получает письмо на следующий день после срока и ещё через 7 дней — на контакт счёта (иначе на компанию), а ответы приходят на email компании. Опция Автоматические напоминания клиенту об оплате находится в Реквизиты. Если подключён SMS-провайдер, клиент может получить и SMS. Для напоминания вне этого графика нажмите в счёте Отправить напоминание.

Автоматическое напоминание снимает неловкость: не вы «просите денег», а система отправляет обычное уведомление.

Счёт ссылкой, а не только PDF

Вложенный PDF теряется среди писем. Ссылка на счёт (Ссылка для клиента) открывается с телефона, содержит реквизиты для оплаты и PDF и показывает, когда клиент её открыл. Когда вы звоните по просрочке, вы знаете, видел ли клиент счёт вообще.

Абонементы и ежемесячные услуги

Если вы каждый месяц выставляете одну и ту же сумму (обслуживание, аренда, абонемент), не делайте счёт вручную. С Повторять в счёте CRM сама выставляет его ежемесячно, ежеквартально или ежегодно и может отправить клиенту по email с PDF. Напоминания работают так же, как для любого счёта.

Если фискальные счета вы выставляете в другой программе

У многих уже есть SmartBill, Oblio или FGO (в Румынии) или бухгалтер, который работает в 1С (в Молдове). CRM не обязана их заменять:

• с подключёнными SmartBill, Oblio, FGO, Xero, QuickBooks, Zoho Books или Odoo счёт выставляется прямо там, а внесённые в CRM платежи тоже попадают в программу;
• для Saga или 1С кнопка Экспорт для бухгалтера в списке счетов даёт файл, который бухгалтер загружает к себе.

Просрочки и напоминания вы всё равно отслеживаете в CRM.

Что проверять раз в неделю

• Список Просроченных счетов, отсортированный по сумме.
• По каждой просрочке старше двух недель: кто звонил и что пообещал клиент. Запишите в карточке клиента.
• Клиенты, которые часто задерживают оплату: для них переходите на предоплату.

Счета, платежи и напоминания есть во всех тарифах, включая бесплатный (см. цены); их можно попробовать в бесплатном пробном периоде на 30 дней.

Попробовать бесплатно · Цены