Онлайн-запись клиентов: без звонков для подтверждения
«Когда вам удобно?» «Во вторник после обеда?» «Во вторник не могу, может, в четверг?» «В четверг в 11 занято, в 15?» Ради одной встречи — четыре-пять сообщений, а иногда клиент за это время передумывает. Страница онлайн-записи сводит всё к одной ссылке: клиент видит свободное время и выбирает сам.
Кому это подходит
- Консультантам, бухгалтерам, юристам, риелторам — первая консультация или просмотр.
- Компаниям, которые продают другим компаниям — демонстрация продукта, презентационная встреча.
- Сервисам и мастерским — оценка, осмотр, выдача.
- Отделам продаж — квалифицирующий звонок после заявки с сайта.
Не подходит там, где каждая запись требует долгого предварительного разговора: тогда договаривайтесь по телефону, а ссылку отправляйте только для переноса.
Как сделать хорошо
- Один тип встречи на странице. «Консультация 30 минут» и «Визит в офис на 1 час» — две разные страницы с разной длительностью.
- Перерыв между встречами. 10–15 минут, чтобы не переходить от одного клиента сразу к другому.
- Не позволяйте записываться за пять минут. Минимум в несколько часов даёт время подготовиться.
- Не открывайте календарь на три месяца вперёд. Двух-трёх недель достаточно. Дальше люди забывают и не приходят.
- Просите телефон. Если клиент опаздывает или встречу нужно перенести, ему можно позвонить.
- Расскажите, что дальше. В описании страницы: где встреча, что взять с собой, сколько она длится.
Где разместить ссылку
- В подписи письма: «Записаться на разговор».
- На сайте — на странице контактов или прямо на странице.
- В ответе на заявку: «Выберите здесь удобное время».
- В автоматическом сообщении чат-бота или в профиле Instagram.
- В Google Картах, в профиле компании, в ссылке для записи.
Как избавиться от неявок
Неявок становится гораздо меньше, когда клиент:
- сразу получает подтверждение со временем, местом и приглашением в свой календарь;
- получает напоминание за день — по email и, если можно, по SMS;
- может сам отменить запись по ссылке (и при необходимости выбрать другое время), вместо того чтобы просто не прийти.
Клиент, который отменил запись, освобождает время для другого. Тот, кто не пришёл, его забирает.
Как это сделать в Intrawebix CRM
- Страница: в Настройки → Новые лиды → Онлайн-запись, кнопка Новая страница: название, длительность, Время начала каждые, Перерыв между встречами, Не позднее чем за (часов), Не дальше чем на (дней) вперёд, рабочие дни и часы. Отметьте Телефон клиента обязателен.
- Свободное время считается само: график страницы минус ваши встречи и звонки в CRM. С подключёнными в Профиле Google Календарём или Outlook вычитается и занятое время из вашего личного календаря, причём CRM не видит подробностей.
- Ссылку вы копируете с карточки страницы или встраиваете страницу на сайт кодом, который там показан.
- При записи время проверяется ещё раз, чтобы два клиента не заняли одно и то же. Клиент связывается со своей карточкой по email или телефону, иначе становится новым лидом. Встреча появляется в CRM и в вашем календаре, а вы получаете уведомление и письмо.
- Клиент получает подтверждение по email с приглашением в календарь и ссылкой для отмены. С Напоминание клиенту по email за день приходит и напоминание. Если подключены SMS, приходит и SMS-напоминание.
- В отпуске снимите отметку Страница активна.
Каждый сотрудник может сделать свои страницы со своим графиком.
Что отслеживать
- Сколько записей приходит по ссылке по сравнению с записями по телефону.
- Сколько клиентов не приходит. Если много, увеличьте минимальное время до записи или сократите максимальный срок.
- Во что они превращаются. Сколько встреч доходит до предложения и до продажи.
Страница онлайн-записи входит в тарифы начиная с Business (см. цены); её можно попробовать в бесплатном пробном периоде на 30 дней, где доступны все функции.