Cum faci o ofertă comercială pe care clientul o acceptă online
O ofertă bună nu e un tabel cu prețuri trimis în PDF și urmat de „aștept răspunsul dumneavoastră”. E un document din care clientul înțelege repede ce primește, cât costă și ce trebuie să facă pentru a spune „da”. Cu cât pasul ăsta e mai simplu, cu atât oferta se acceptă mai repede.
Ce trebuie să aibă o ofertă
- Pentru cine și pentru ce. Numele clientului și problema lui, în cuvintele lui: „Mentenanța a 12 aparate de aer condiționat în biroul din str. …”, nu „Servicii conform listei”.
- Liniile clare. Fiecare produs sau serviciu pe rândul lui, cu cantitate, preț și reducere, dacă există. Clientul trebuie să vadă pentru ce plătește.
- Totalul, cu și fără TVA. Fără calcule lăsate pe seama clientului.
- Termenele. Când începeți, cât durează, când se livrează.
- Condițiile de plată. Avans, rest, în câte zile de la factură. Asta previne o mare parte din restanțele de mai târziu.
- Valabilitatea. „Valabilă până la 15 noiembrie.” O ofertă fără termen nu are nicio urgență.
- Pasul următor. Un singur buton sau o singură frază: „Pentru a confirma, apăsați «Accept oferta».”
Ce să nu pui
- Prea multe variante. Două, cel mult trei pachete. Cu cinci, clientul amână alegerea.
- Condiții generale de trei pagini. Ele țin de contract, nu de ofertă.
- Prețuri „de la”. Dacă nu știi încă prețul exact, pune întrebările înainte de ofertă, nu după.
Trimite un link, nu doar un PDF
Un PDF atașat ajunge într-un dosar de descărcări și se pierde. Un link spre ofertă:
- se deschide pe telefon, fără descărcare;
- îți arată când l-a deschis clientul — atunci e momentul potrivit să suni;
- îi permite clientului să accepte pe loc, nu „să vă trimit un email de confirmare”.
PDF-ul rămâne la îndemână pentru cine are nevoie de el la contabilitate.
Acceptarea online
Cea mai mare piedică în calea unui „da” e efortul: să printeze, să semneze, să scaneze, să trimită înapoi. Acceptarea online o reduce la un minut: clientul își scrie numele, semnează cu degetul pe telefon sau cu mouse-ul și apasă un buton.
Se păstrează numele, semnătura, data și ora. Pentru acordul pe o ofertă comercială, asta e de obicei de ajuns. Nu e o semnătură electronică calificată: dacă tranzacția cere una prin lege sau la cererea clientului, folosește-o pe aceea pentru contract.
Dacă oferta nu i se potrivește, clientul o poate refuza cu un mesaj. Și asta e util: afli motivul acum, nu peste trei săptămâni de tăcere.
Cum o faci în Intrawebix CRM
- Produsele stau în catalog (Produse), cu preț, TVA și unitate de măsură, ca să nu le scrii de fiecare dată.
- O Ofertă nouă se face din fila Oferte a oportunității, legată direct de vânzare. Adaugi liniile, iar Subtotal, Reducere, TVA și Total se calculează singure.
- Valabilă până la, condițiile și cota TVA implicită vin din Date firmă, pentru toate ofertele.
- Link pentru client face pagina publică a ofertei. Pe ofertă vezi când a fost deschisă.
- Clientul semnează și apasă Accept oferta. Răspunsul și semnătura apar pe ofertă și în istoricul oportunității, iar tu primești o notificare.
- După acceptare, Creează factura face factura cu aceleași linii, iar Valoarea în oportunitate aduce totalul ofertei în pâlnie.
Dacă agenții dau reduceri prea mari, Reducere maximă fără aprobare din Date firmă cere aprobarea unui manager înainte ca oferta să plece.
După ce ai trimis-o
- Sună când vezi că a deschis-o, nu a doua zi la întâmplare. Întrebarea simplă: „Aveți întrebări la ofertă?”
- Dacă n-a deschis-o în două zile, verifică dacă a ajuns la omul potrivit.
- Cu o zi-două înainte de expirare, amintește-i termenul. E un motiv real de a reveni, nu un pretext.
Despre ritmul revenirilor după ofertă, vezi și ghidul despre follow-up.
Ofertele, acceptarea online și facturile sunt incluse în toate planurile (vezi prețurile); le poți încerca în perioada gratuită de 30 de zile.